Wytyczne organizacyjne dla organizatorów wydarzeń plenerowych

Wytyczne dla organizatorów wydarzeń plenerowych w ramach Dni Karpia 2015

I. SERWIS www.dnikarpia.barycz.pl

Prosimy o przesłanie szczegółowych, zatwierdzonych programów wydarzeń, w celu umieszczenia na stronie www.dnikarpia.barycz.pl  

imprezy odbywające się do połowy września – najpóźniej do 15 sierpnia.

imprezy odbywające się od 15 września – najpóźniej do 28 sierpnia

na bieżąco:

- weryfikacja danych podanych na serwisie; w przypadku błędów, zmian należy pilnie podać właściwe informacje do koordynatora: partnerstwo@nasza.barycz.pl

UWAGA! WSZELKIE ZMIANY TERMINÓW ZOSTANĄ PODANE NA STRONIE A TAKŻE PRZESŁANE DO INNYCH PARTNERÓW I OSÓB ZAANGAŻOWANYCH W DYSTRYBUCJĘ MATERIAŁÓW. W PRZYPADKU KONIECZNOŚCI ZMIANY PROSIMY O INFORMACJĘ POD RYGOREM ZERWANIA UMOWY I OBCIĄŻENIA KOSZTAMI ORGANIZATORÓW POSZCZEGÓLNYCH WYDARZEŃ.

Telewizja + telebimy:

• Po 15.08 udostępniamy organizatorom wydarzeń 30-sekundowy film promocyjny
• Promocja Dni Karpia za pośrednictwem Stawów Milickich w telewizji kablowej (zasięg: Wałbrzych, Jelenia Góra)
• telewizja ProArt będzie informowała i relacjonowała o wydarzeniach w powiecie ostrowskim (woj. wielkopolskie)
• Promocja wydarzeń  na telebimach (Milicz, Przygodzice) – cały cykl oraz banery przed poszczególnymi wydarzeniami

Radio:

• Współfinansowanie oferty promocji  Dni Karpia i wydarzeń w radio Wrocław – oferta promocyjna radia na spoty zapowiadające oraz obecność wozu transmisyjnego z relacjami na żywo z imprezy. Oferta w załączeniu. Kto jest zainteresowany skorzystaniem z oferty radia Wrocław? koszt 3300,00 netto za wydarzenie w przypadku obsługi 5-6 wydarzeń. Prosimy o informację do piątku 07 sierpnia 2015.
• oferta internetowego radia Żmigród, możliwość zaproszenia na imprezę, relacja z wydarzenia. Prosimy umawiać się indywidualnie: Adrian Krysztofiak, Mobilne Studio Radiowe 792 650 450.

Grafika + materiały drukowane:

• przygotowanie do dystrybucji plików graficznych plików + tekst 01.08.2015 – tekst/artykuł + pliki (informator, plakat, mapa, buton) w wersji elektronicznej oraz umieszczone do pobrania na stronie www.dnikarpia.barycz.pl
• udostępnienie plików na stronach www gmin, Facebook, prasa lokalna (Głos Milicza, Milicka dla Was, Wiadomości Żmigrodzkie, Biuletyn Gminy Twardogóra, ew. innych) – do 15.08
• współfinansowanie promocji w mediach o zasięgu ponadgminnym – organizatorzy wydarzeń + koordynator; prosimy o zgłoszenie kosztów i nazw mediów – do 15.08.
• dystrybucja plakatów, informatorów, mapek wraz z dystrybucją gazety lokalnej lub w inny sposób we własnym zakresie,  przekazanie do sołectw, wywieszenie w widocznym miejscu, można zaznaczyć czerwonym markerem swoją imprezę, żeby była bardziej widoczna – na bieżąco.
• banery na imprezy: rozwieszenie banerów we własnym zakresie przez gminy oraz innych organizatorów wydarzeń plenerowych, we wskazanych wcześniej miejscach, do 15.08; prosimy o wykonanie dokumentacji zdjęciowej wywieszonego banera, wraz z otoczeniem i przesłanie dokumentacji zdjęciowej e-mailem na adres partnerstwo@nasza.barycz.pl
• Istnieje możliwość udostępnienia wzoru plakatu z elementami wizerunku 2015 do wpisania programu konkretnej imprezy – prosimy o informacje kto jest zainteresowany – na bieżąco

Informowanie o wydarzeniu:

• Konferansjer otrzyma skrypt z informacją o cyklu wydarzeń, zobowiązany jest przez organizatora wydarzenia do informowania, że impreza odbywa się w ramach Dni Karpia i polecania kolejnych wydarzeń.
• Informatory i mapki w trakcie wydarzenia mają się znajdować w miejscach widocznych, ogólnie dostępnych, z informacją, że są bezpłatne.
• Organizatorzy zobowiązują pracowników, osoby obecne na imprezach w punktach informacyjnych do zapoznania się z treścią informatora, ideą Dni Karpia, czasem trwania, kategoriami wydarzeń i polecania wydarzeń.
• Jeśli materiałów zabraknie prosimy o kontakt – 71 3830432.

Sprzęt:

Prosimy o dokonanie rezerwacji lub korektę zamówionego sprzętu w razie potrzeby. Pierwszeństwo do sprzętu ma organizator, jeśli gastronomia chce skorzystać prosimy albo o zamówienie albo o informacje.

Stowarzyszenie nie przewiduje zwolnienia z opłaty eksploatacyjnej – opłata zostanie przekazana na pokrycie kosztów telebimów lub promocji w mediach.

Filmy:

Możliwość udostępnienia filmu: Stawów Milickich SA. – o gospodarce rybackiej, PdDB o Dolina Baryczy Poleca, Dniach Karpia, innych gmin (prosimy o informacje które gminy mają ciekawe filmy promocyjne – będą wyemitowane podczas imprezy otwierającej 30.08).

Organizacja gastronomii:

• PdDB przekaże wykaz gastronomii zainteresowanej udziałem w wydarzeniach oraz szerszy wykaz podmiotów gastronomicznych z DB zajmujących się obsługą cateringową imprez, z ofertą regionalną.
• Zasady współpracy określają organizatorzy wydarzeń. Prosimy o uwzględnienie, jeśli jest to niezbędne, kto zamawia sprzęt (organizator czy gastronomia). Gastronomię należy jak najszybciej poinformować o: warunkach udziału, warunkach technicznych, wyłącznościach, wymaganiach, koncesjach.
• Gastronomia może wziąć na siebie koszty stoisk, namiotów, ławostołów.

Organizacja jarmarków producentów lokalnych:

• Możliwość wsparcia organizacji jarmarków produktów lokalnych (podmioty DBP, kandydaci, sołectwa, inne produkty lokalne z terenu DB i inne produkty lokalne spoza DB).

Stowarzyszenie zgodnie z udostępnionym regulaminem Jarmarków w ramach Dni Karpia 2015 proponuje wsparcie w organizacji jarmarków w zakresie: naboru chętnych wystawców, zamówienia i zorganizowania niezbędnego sprzętu wystawienniczego, umówienia transportu sprzętu na imprezę, przekazania organizatorowi wydarzenia listy wystawców. Organizator wydarzenia na miejscu ma zapewnić miejsce wystawcom i wskazać im miejsca do sprzedaży. Organizator wydarzenia jest zobowiązany do wyodrębnienia jarmarków lokalnych w ramach imprezy, usytuowania w dobrze dostępnym i widocznym miejscu, informowania o jarmarku lokalnym.

Prosimy o deklarację gdzie takie jarmarki będą i kto chce zlecić organizację PdDB w zakresie producentów lokalnych DBP, kandydatów, innych producentów lokalnych, sołectw z DB:

Na chwilę obecną zainteresowani są: GR Ruda Żmigrodzka (06.09), Krośnice (06.09), Żmigród (20.09), Milicz (12-13.09).

Oferta współpracy z dla organizatorów imprez:

1/ Browar Nepomucen – Szkarodowo - piwo ważone okolicznościowe ze specjalną etykietą Dni Karpia, kontakt: Piotr Musielak – 601 305 335, www.browar-nepomucen.pl

2/ Winnica de Sas – Czeszyce – sprzedaż wina z lokalnej winnicy, ew. wizyta w lokalu i prezentacja win, możliwość zorganizowania degustacji (max. 18 osób),  kontakt: Anna Żuber, tel. 71 384 55 18, www.winnicadesas.pl

Ubezpieczenie (OC)

Każda impreza musi być ubezpieczona.

W załączeniu

Regulamin Jarmarków Lokalnych

Zestawienie sprzętu, regulamin udostępniania sprzętu.