Wytyczne organizacyjne dla organizatorów wydarzeń gastronomicznych w ramach Dni Karpia 2016

Wytyczne organizacyjne dla organizatorów wydarzeń gastronomicznych w ramach Dni Karpia 2016

Promocja przed kolacją

Koordynator Stowarzyszenie „Partnerstwo dla Doliny Baryczy”

SERWIS www.dnikarpia.barycz.pl:

Prosimy o sprawdzenie prawidłowości szczegółowych, programów wydarzeń, umieszczonych na stronie www.dnikarpia.barycz.pl  

na bieżąco: weryfikacja danych podanych na serwisie; w przypadku błędów, zmian należy pilnie podać właściwe informacje do koordynatora: partnerstwo@nasza.barycz.pl

UWAGA! WSZELKIE ZMIANY TERMINÓW ZOSTANĄ PODANE NA STRONIE A TAKŻE PRZESŁANE DO INNYCH PARTNERÓW I OSÓB ZAANGAŻOWANYCH W DYSTRYBUCJĘ MATERIAŁÓW. W PRZYPADKU KONIECZNOŚCI ZMIANY PROSIMY O INFORMACJĘ POD RYGOREM ZERWANIA UMOWY I OBCIĄŻENIA KOSZTAMI ORGANIZATORÓW POSZCZEGÓLNYCH WYDARZEŃ.

Za promocje wydarzenia – Kolacji odpowiada ORGNIZATOR

Facebook lub strona restauracji.

• Prosimy o zamieszczenie informacji o wydarzeniu z informacją, że wydarzenie organizowane jest w ramach Dni Karpia 2016 oraz przekierowanie go na stronę serwisu.
• Prosimy o polubienie naszego Facebooka- Dni Karpia w Dolinie Baryczy  celem wymiany informacji o bieżących wydarzeniach (możliwość udostępniania).

Inne działania promocyjne:

• Promocja na telebimach  (Milicz, Przygodzice) – na bieżąco promowany będzie cykl imprez.
• Istnieje możliwość indywidualnej promocji wydarzenia, koszt przygotowania slajdu i zryczałtowany koszt emisji ponosi organizator wydarzenia. Kontakt partnerstwo@nasza.barycz.pl. 713830432 Anna Urbańczyk

Dystrybucja materiałów przed wydarzeniem :

• Organizatorzy zobowiązują pracowników, osoby do obsługi restauracji oraz kolacji do zapoznania się z treścią informatora, ideą Dni Karpia, czasem trwania, kategoriami wydarzeń, polecania innych/ kolejnych wydarzeń itp.
• Plakaty powinny być powieszone w widocznych miejscach – do końca trwania Dni Karpia.
• Wyeksponowanie informatorów w miejscach widocznych  na stolikach, tak by osoby czekające na zmówienie mogły zapoznać się z ich treścią.
• W przypadku wykorzystania wszystkich informatorów prosimy o zgłoszenie się do biura stowarzyszenia „Partnerstwo dla Doliny Baryczy”, tel. 71 38 30 432, email partnerstwo@nasza.barycz.pl. Osoba do kontaktu- Pola Chrzan/ Anna Urbańczyk
• Istnieje możliwość zamówienia indywidualnego banneru. Koszty przygotowania, druku oraz transportu ponosi organizator wydarzenia. Zapotrzebowanie z podaniem wymiarów i ilości należy zgłosić do 20.08.2016 r. partnerstwo@nasza.barycz.pl

• Informatory i mapki Dolina Baryczy Poleca (zrywki) mają się znajdować w miejscach widocznych, ogólnie dostępnych, z informacją, że są bezpłatne.

Zamówienie i sprzedaż biletów:

• Sprawdzonym sposobem zabezpieczającym udział osób w kolacji jest sprzedaż na miejscu lub wysyłka biletów po opłaceniu lub wpłaceniu na konto kwoty za bilet
• Organizator odpowiada za sprzedaż biletów w ilości wskazanej w zgłoszeniu imprezy.

W przypadku sprzedaży większej lub mniejszej ilości miejsc JEST ZOOBOWIĄZANY POINFORMOWAĆ ORGANIZATORA.

• Jeśli pojawią się trudności ze sprzedażą odpowiednio wcześniej prosimy o informację: 71 38 30 432, osoba do kontaktu Pola Chrzan.

Kolacja rybna- obowiązkowe wytyczne

Bilety – Mistrz Karpia

• Organizator z przygotowanych potraw rybnych wskazuje trzy i informuje uczestników, że biorą udział w plebiscycie na najlepszą potrawę kolacji oraz w Konkursie Mistrz Karpia 2016.
• Organizator kolacji powinien poinformować uczestników, która potrawa bierze udział w konkursie Mistrz Karpia oraz jakim numerem jest oznakowana.
• Każdy uczestnik kolacji na indywidualnym bilecie z numerem, oddaje głos na najlepszą potrawę kolacji zaznaczając  odpowiednio jedną z trzech na kuponie i odrywając kupon.
• Organizator zbiera kupony.
• Zebrane kupony służą do rozlosowania  wśród uczestników pakietów. Organizator  ZOBOWIĄZANY JEST POINFORMOWAĆ CO ZNAJDUJE SIĘ W PAKIECIE, PRZEZ KOGO ZOSTAŁ PRZEKAZANY.

W pakiecie znajdują się materiały edukacyjne wydane w ramach programu Edukacja dla Doliny Baryczy realizowanego w szkołach i ośrodkach edukacji, publikacja „Historie ze smakiem”, Przewodniki oraz filmy przyrodnicze, gażdzety. Materiały i pamiątki z obszaru dostępne w sklepie internetowym- sklep.barycz.pl

• Organizator kolacji może zaproponować dodatkowe nagrody np. Bilet na sylwestra, nocleg lub kolacje w innym terminie.
• Organizator zobowiązany jest do zliczenia głosów i ogłoszenia, która potrawa została wybrana jako najsmaczniejsza.

Informowanie o wydarzeniu oraz o cyklu Dni Karpia:

• Osoba witająca gości powinna zapoznać się z charakterem wydarzeń opisanych w informatorze. Zobowiązany jest do informowania, że kolacja odbywa się w ramach Dni Karpia i polecać kolejne wydarzenia.
• Organizatorzy zobowiązują pracowników, osoby do obsługi restauracji oraz kolacji do zapoznania się ideą Dni Karpia, podawanymi potrawami oraz innymi produktami lokalnymi użytymi do przygotowania potraw. ORGANIZATOR ZOBOWIĄZANY JEST DO INFORMOWANIA Z JAKIEGO GOSPODARSTWA POCHODZI RYBA, Z KTÓREJ ZOSTAŁY PRZYGOTOWANE POTRAWY.
• Organizator może przygotować materiały informacyjne dotyczące oferty restauracji np. oferty świątecznej, lub specjalnej w szczególności przygotowanych z produktów lokalnych.

Informowanie po wydarzeniu

Organizator zobowiązany jest do poinformowania o przebiegu kolacji – relacja, artykuł, podanie potraw, informacje o najwyżej ocenionej potrawie na kolacji.

ORGANIZATOR ZAPEWNIA DOKUMENTACJĘ ZDJĘCIOWĄ Z PRZEBIEGU WYDARZANIA I UDOSTĘPNIA JĄ NIEODPŁATNIE KOORDYNATOROWI. Dbając przy tym o dobrą jakość przesłanych zdjęć. Zachęcamy do zaangażowania osoby odpowiedzialnej za robienie fotografii podczas kolacji.

Koordynator zamieszcza relacje na www.dni karpia.barycz.pl

Organizator bierze udział w konkursie Mistrz Karpia 2016 z minimum jedną wybraną potrawą.  

Oferta współpracy w ramach Dni Karpia dla gastronomii:

1/ Browar Nepomucen – Szkaradowo – piwo ważone okolicznościowe ze specjalną etykietą Dni Karpia, kontakt: Marcin Hupało tel. 65 555 59 11 lub Piotr Musielak – 601 305 335, www.browar-nepomucen.pl Specjalnie ważone Piwo dostępne od 10.09.2016 r.

Sprzęt:

Prosimy o dokonanie rezerwacji lub korektę zamówionego sprzętu w razie potrzeby do 31.08.2016