Wytyczne organizacyjne dla organizatorów wydarzeń gastronomicznych w ramach Dni Karpia 2017

Wytyczne dla organizatorów wydarzeń gastronomicznych w ramach Dni Karpia 2017

Promocja przed kolacją

Odpowiada KOORDYNTOR

1) SERWIS www.dnikarpia.barycz.pl: Prosimy o sprawdzenie prawidłowości szczegółowych, programów wydarzeń, umieszczonych na stronie www.dnikarpia.barycz.pl na bieżąco: weryfikacja danych podanych na serwisie; w przypadku błędów, zmian należy pilnie podać właściwe informacje do koordynatora. UWAGA! WSZELKIE ZMIANY TERMINÓW ZOSTANĄ PODANE NA STRONIE A TAKŻE PRZESŁANE DO INNYCH PARTNERÓW I OSÓB ZAANGAŻOWANYCH W DYSTRYBUCJĘ MATERIAŁÓW. W PRZYPADKU KONIECZNOŚCI ZMIANY PROSIMY O INFORMACJĘ POD RYGOREM ZERWANIA UMOWY I OBCIĄŻENIA KOSZTAMI PROMOCJI ORGANIZATORÓW POSZCZEGÓLNYCH WYDARZEŃ

2) TELEBIM- (Milicz, Przygodzice) – na bieżąco promowany będzie cykl imprez. Istnieje możliwość indywidualnej promocji wydarzenia, koszt przygotowania slajdu i zryczałtowany koszt emisji ponosi organizator wydarzenia.

3) NOWOŚĆ - sprzedaż gadżetów - gadżety edycji będą dostępnie na www.sklep.barycz.pl - jest możliwość przekazania w komis – podmioty które mają recepcje lub prowadza sprzedaż .

Odpowiada ORGNIZATOR

4) strona internetowa podmiotu Prosimy o zamieszczenie informacji o wydarzeniu z informacją, że wydarzenie organizowane jest w ramach Dni Karpia 2017 oraz przekierowanie na stronę serwisu – link/ baner linkujący – wysłany.

5) portale społecznościowe fb/ instagram itp. Prosimy o polubienie Facebooka- Dni Karpia w Dolinie Baryczy celem wymiany informacji o bieżących wydarzeniach (możliwość udostępniania) – posty

6) dystrybucja materiałów drukowanych przed wydarzeniem:

a) informatory mają się znajdować w miejscach widocznych, ogólnie dostępnych, z informacją, że są bezpłatne, prosimy uzupełniać braki (przekazać nadmiar lub odebrać większą ilość jeśli brakuje) DOBRA PRAKTYKA _ najlepiej Informatory umieścić na stołach tak by w oczekiwaniu na posiłek można było się zapoznać z ich treścią. Organizatorzy zobowiązują pracowników, osoby do obsługi do zapoznania się z treścią informatora, ideą Dni Karpia, czasem trwania, kategoriami wydarzeń, polecania innych/ kolejnych wydarzeń itp.

b) plakaty powinny być powieszone w widocznych miejscach – można zakreślić własne wydarzenie – plakaty powinny wisieć do końca trwania Dni Karpia

7) baner- istnieje możliwość zamówienia indywidualnego banneru. Koszty przygotowania, druku oraz transportu ponosi organizator wydarzenia. Zapotrzebowanie z podaniem wymiarów i ilości

8) sprzedaż biletów

a) Sprzedaż na miejscu lub wysyłka biletów po opłaceniu lub wpłaceniu na konto kwoty za bilet.

b) Bilety są numerowane – niepowtarzanym kodem – w przypadkuzapotrzebowania na większą ilość konieczne jest wydrukowanie nowych biletów z kodami –wraz z dokonaniem zamówienia należy dokonać wpłaty (5 zł / os) c) Koordynator udostępni wersja graficzną biletu do indywidualnej promocji. d) Prosimy o informacje o dostępnych biletach lub barku dostępności !!!

9) współpraca z mediami - bilet lub voucher nagrodą w konkursach Istnieje możliwość przekazania biletu lub vouchera na nocleg, posiłek dla min 2 osób jako nagrody w konkursach prowadzonych przez media – do biletu powinna być złączona informacja o wydarzeniu i obiekcie.

Kolacja rybna- obowiązkowe informacje do przekazania w trakcie wydarzania

Odpowiada ORGNIZATOR – o czym należy pamiętać

1. Przekazanie biletów uczestnikom.

2. Informacja o kolacji jako jednego z 62 wydarzeń w ramach Dni Karpia 2017.

3. Informacja o przebiegu wydarzenia - przedstawianie formuły – szwedzki bufet, serwowanie w stołach/ mieszany.

4. Informacja co jest w cenie a co jest dodatkowo płatne.

5. Informacja o pochodzeniu produktu – karpia – z jakiego gospodarstwa i / lub wykorzystaniu do potraw innych produktów z Doliny Baryczy. DOBRA PRAKTYKA – przedstawianie szefa kuchni, osób z obsługi.

6. Organizator z przygotowanych potraw rybnych wskazuje trzy i informuje uczestników, że biorą udział w plebiscycie na najlepszą potrawę kolacji która zostanie zaprezentowana w konkursie Mistrz Karpia 2017.

7. Informacja kiedy jakie potrawy, które są potrawami konkursowymi – kiedy będą serwowane, kiedy zakończy się głosowanie. DOBRA PRAKTYKA – informacja może być odczytana, dobrze jeśli jest zamieszczona na stołach – z orientacyjnym czasem podawania potraw, losowania lub innych atrakcji. O konkursowych potrawach – może opowiedzieć szef kuchni.

8. KONIECZNE OPISANIE POTRAW - WIZYTÓWKI ORAZ WSKAZANIE POTRAW KONKURSOWYCH WRAZ NUMEREM.

9. Informacja o sposobie oddania głosu na potrawę Kolacji (na kuponie - oderwanie kuponu) – należy udostępnić długopisy.

10. Przeliczenie głosów i poinformowanie, która postawa wygrała - przekazanie informacji, że weżnie udział w konkursie Mistrz Karpia 2017.

11. Przeprowadzanie losowanie wśród uczestników na niespodzianki z kolacji (losowanie spośród zgromadzonych kuponów – wylosowany kupon odpowiada numerowi na bilecie).

12. Przygotowanie niespodzianek z kolacji (przekazanych przez Koordynatora odbiór - koniec sierpnia tj. materiały edukacyjne, pakiety okolicznościowego piwa, zestaw gadżetów , jedno -2 osobowe zaproszenie na konferencją podsumowującą –w ramach, której odbędzie się Mistrz Karpia publiczności. Organizator ZOBOWIĄZANY JEST POINFORMOWAĆ CO ZNAJDUJE SIĘ W PAKIECIE, PRZEZ KOGO ZOSTAŁ PRZEKAZANY. inne dodane przez organizatora np. zaproszenie na Andrzejki, Sylwestra , voucher na posiłek, nocleg itp., bilet na wydarzenie aktywne, słoik z przetworami) DOBRA PRAKTYKA – losowanie pakietów min. 3 do 8 (pakiety powinny być przedstawione - pokazane, przed wylosowaniem co się na nie składa)

13. Poinformowanie, że każdy bilet upoważnia uczestnika do odbioru gadżetu - na www.sklep.barycz.pl – uczestnicy odpowiadać będą, na krótka ankietę dot. przebiegu wydarzenia – wybierają jeden z gadżetów, wskazują miejsce i sposób odbioru gadżetu. (UWAGA co tydzień do odebrania ograniczony asortyment gadżetów).

Informowanie po wydarzeniu

1. Organizator zobowiązany jest do poinformowania do 7 dni od zakończenia o przebiegu kolacji – informacja, artykuł, podanie potraw, informacje o najwyżej ocenionej potrawie na kolacji. Przesłanie min. 3 dobrej jakości zdjęć oddających charakter wydarzenia. Przekazania imienia i nazwiska osoby, która wylosowała zaproszenie na konferencję podsumowującą. Relacja wydarzenia zamieszczona zostanie przez Koordynatora na stronie www.dnikarpia.barycz.pl. DOBRA PRAKTYKA - organizator zleca sporządzanie dokumentacji zdjęciowej z przygotowań i przebiegu wydarzania (zachęcamy do zaangażowania osoby odpowiedzialnej za robienie fotografii podczas kolacji) – Materiał do wykorzystania w ramach promocji oferty.

2. Organizator zamieszcza relacje z wydarzenia zdjęcia filmik na własnej stronie.

Koordynator: Stowarzyszenie „PARTNERSTWO dla Doliny Baryczy”
Pl. ks. E.Waresiaka 7, 56- 300 Milicz, Tel. 0713830432 partnerstwo@nasza.barycz.pl
Osoby do kontaktu: Inga Ozga, Anna Urbańczyk